精益管理的核心思想是全员参与的持续改善。改善无大小，真正能释放人的潜能的正是改善的动力，即使最普通的作业同样也能巧干、展现改善的智慧。今天就专门为大家分享四则日常办公室的改善小案例，让我们一起来看看非生产一线的员工在如何改善。
案例一：小到一瓶会议用矿泉水也能改善
行政处保洁王阿姨的工作职责之一是为会议室准备待客用的矿泉水，通过平时观察，她发现每当召开一天的会议时需要中途去用餐，这样一来客人用餐之后己分不清桌上的矿泉水到底哪一瓶才是自己的，结果往往会开瓶新的矿泉水造成无谓的浪费。她为此想了个妙招：在每瓶矿泉水的盖顶用笔写上数字（如图示）加以区别，这样大家都能快速找到自己喝过的矿泉水了！不仅如此，她还发现每当召开半天的会议时如果用550毫升的大瓶矿泉水，总是剩下约半瓶的未饮用完水量，她通过向公司建议后将作业标准改良为“半天会议准备380毫升小瓶矿泉水”，有效节约了成本。
案例二：会议室电脑设备配置
集团行政处网络管理员小李经常因为会议或培训需准备电脑的事情苦不堪言，总是刚忙完坐下电话铃又响起：“小李，紧急会议，赶快帮我们准备会议用电脑！”他只好又蹭蹭奔去会议室，为这事他都快练成“飞毛腿”了。后来他积极动脑，想出了对策：他利用公司淘汰的主机箱进行重新升级，将主机箱与键盘直接安置在会议室桌并与投影设备连接好，连电脑显示屏都可省用，一开机就能直接投影使用，以后各部门只要带好U盘直接去会议室即可，大幅度节约了他的工作时间与精力。后来他又发现车间的公共电脑总是会被忘记正常关机，一直工作到天明，他观察到基本18:00以后车间员工都下班了，他对应安装了“自动关机软件”并设定好18:00自动关机，这样对电脑的损耗也有效下降了。
案例三：用看板记录员工工作内容
以部门为单位，树起了各自的工作看板。每天早上，每一位员工都会将自己当天的工作，按照不同内容填写在不同颜色的标签上，钉到工作看板中自己名下的那一列中。随后，部门领导就召集大家开晨会，把每个人的工作安排过一遍，看看是否有优先顺序需要调整，或者需要工作量少的员工帮忙分担的情况。这样的管理方式除了让员工有了良好的时间管理理念，也可以让管理者轻松掌握员工工作状态和工作分担。有的员工名下贴满了标签，有的员工却只有一两张。这其实给管理者发出了讯息，要么就是工作安排不均衡，要么就是员工的工作能力不匹配。”慢慢的，各部门领导或多或少体会到了工作看板的好处——谁做的多谁做得少看板上一目了然。
案例四：员工交叉培训
交叉培训由员工自主发起，自愿参与。因为大多数工作流程和规范在网络平台上都能够找得到，所以想要学习新技能的员工只要对照着相关文件，跟着“师父”实操几次，通常就能掌握相应的技能。并且，对于这项技能掌握情况的评定也完全由员工自己说了算。通过员工之间的交叉培训可以极大的缩短员工培训时间，增加员工技能掌握的速度。
工作看板上每项工作的标签下方，都有几个被分割成四等分的圆圈，每个圆圈代表了该部门的一位员工。四分之一圆被填满颜色代表该员工开始学习这项工作技能，半圆被填满颜色则表示他初步学会了但还需要指导，四分之三圆被填满说明能够独立完成该项工作，而满圆的话则意味着他可以培训其他人了。以结薪这项工作为例，通过交叉培训后，行政部的小黄、小王就能抽出时间帮忙，使得薪资制作时间从原来5到6个工作日缩短到了2个工作日。